ALGEMENE BEPALINGEN VOOR DE HUUR VAN RUIMTE(N) IN COC DE KROON EN HET PAND VAN COC LEIDEN

Artikel 1: Algemeen

  1. Waar in het hiernavolgende gesproken wordt over COC De Kroon, wordt bedoeld Vereniging COC Leiden. Wanneer in het hiernavolgende wordt gesproken over het gebouw, dan wordt bedoeld de gebouwen aan de Langegracht 65 in Leiden
  2. Onder opdrachtgever wordt in deze voorwaarden verstaan iedere persoon of rechtspersoon die met COC De Kroon een overeenkomst afsluit of wenst te sluiten.
  3. Onder overeenkomst wordt verstaan de overeenkomst die tussen COC De Kroon en de opdrachtgever wordt gesloten met betrekking tot de huur van ruimte(n) in COC De Kroon en/of het pand van COC Leiden en waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.
  4. Deze algemene voorwaarden maken onderdeel uit van alle door COC De Kroon gesloten overeenkomsten, uitgebrachte offertes en opdrachtbevestigingen.
  5. Van deze algemene voorwaarden kan op onderdelen worden afgeweken uitsluitend en alleen na schriftelijke toestemming van COC De Kroon.
  6. COC De Kroon levert in het gebouw zelf diensten op het gebied van inrichting, licht, geluid, audiovisuele middelen, personeel en catering. In geval COC De Kroon diensten als hierboven bedoeld niet zelf levert, maakt zij gebruik van een aantal vaste toeleveranciers. Andere toeleveranciers zijn alleen in overleg en schriftelijke toestemming toegestaan, anders dan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming. In dat geval is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor installatie van de apparatuur.
  7. Deze algemene voorwaarden zijn onlosmakelijk verbonden met de in COC De Kroon geldende huisregels, zoals vermeld op www.cocleiden.nl en in het gebouw

Artikel 2: Omvang gehuurde

  1. COC De Kroon verhuurt aan opdrachtgever de in de overeenkomst vermelde ruimte(n), exclusief installaties, ten behoeve van het in de overeenkomst omschreven doel en stelt deze ruimte(n) ter beschikking bij aanvang van de huur.
  2. Het gehuurde omvat uitsluitend de in de overeenkomst omschreven ruimte(n). Opdrachtgever heeft geen toegang tot de overige ruimtes van COC De Kroon, met uitzondering van algemene ruimtes zoals de hal en toiletten.
  3. Opdrachtgever dient zich te houden aan de in de overeenkomst genoemde aanvangstijd en eindtijd van de huur. Opdrachtgever krijgt voor aanvang van de huur geen toegang tot het gehuurde voor opbouw, inrichting en/of aankleding van het gehuurde of het testen van apparatuur, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van COC De Kroon. Eventuele entree voor aanvang van de huur kan alleen in overeenstemming met COC De Kroon

Artikel 3: Offertes en prijzen

  1. Opties voor boeking van zaalhuur en/of programma’s worden schriftelijk afgegeven en zijn veertien dagen geldig, te rekenen vanaf het moment van schriftelijke afgifte van de offerte. De optie loopt af zonder dat daarover nader schriftelijk wordt kennisgegeven.
  2. De opdrachtgever dient vóór het verstrijken van de periode waarvoor de optie is verleend schriftelijk aan COC De Kroon kenbaar te maken of van de optie gebruik wordt gemaakt.
  3. Een overeenkomst is van kracht wanneer de overeenkomst voor akkoord getekend is of per mail akkoord is bevonden door opdrachtgever.
  4. Partijen zijn zich ervan bewust dat het door opdrachtgever te organiseren evenement of anderszins gebruik van het gehuurde, passend dient te zijn bij de reputatie, uitstraling en overige evenementen van COC De Kroon en het gebouw.
  5. Alle kosten in verband met de door COC De Kroon te leveren diensten, goederen en faciliteiten behorende tot de overeenkomst, komen voor rekening van opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is bepaald.
  6. COC De Kroon kan niet aan een offerte worden gehouden indien de opdrachtgever redelijkerwijs kan begrijpen dat de offerte of onderdelen hiervan een kennelijke verschrijving of vergissing bevat.
  7. De prijzen staan vermeld in euro´s en zijn exclusief BTW of andere belastingen, heffingen en rechten.

Artikel 4: Betaling

  1. Alle facturen van COC De Kroon dienen door de opdrachtgever betaald te worden binnen de op de factuur gestelde termijnen.
  2. Bij overschrijding van enige betalingstermijn is COC De Kroon gerechtigd aan opdrachtgever vanaf de vervaldatum de wettelijke handelsrente in rekening te brengen.

Artikel 5: Bijkomende leveringen en diensten

  1. Het is opdrachtgever niet toegestaan om gebruik te maken van technische faciliteiten van COC De Kroon, tenzij opdrachtgever dat ten minste 10 werkdagen voor de aanvang van de huur schriftelijk aan COC De Kroon kenbaar heeft gemaakt.
  2. Het is opdrachtgever niet toegestaan om geluids- licht- en projectieapparatuur van COC De Kroon te installeren dan wel te bedienen, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van COC De Kroon.
  3. Indien opdrachtgever gebruik wenst te maken van onderdelen vermeld in artikel 5.3, zal dit alleen in overeenstemming zijn met COC De Kroon en de daarbij bedoelde aansprakelijkheid op schade zoals beschreven in Artikel 10
  4. Rekeningen terzake bijkomende leveringen en diensten dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na de factuurdatum. Bij gebreke van tijdige betaling is de contractuele rente zoals omschreven in artikel 4.2 verschuldigd.

Artikel 6: Meer- en minderkosten

  1. Alle wijzigingen in de overeengekomen opdracht worden, wanneer daaruit meer kosten ontstaan, als meerwerk beschouwd en voor zover daaruit minder kosten ontstaan, als minderwerk beschouwd.
  2. Minderwerk wordt verrekend conform de bepalingen voor annulering.
  3. Meerwerk wordt op basis van nacalculatie verrekend met de betaling van de laatste termijn, tegen de bij aanvang overeengekomen condities.

Artikel 7: Annulering en beëindiging

  1. Annulering van de overeenkomst dient schriftelijk per mail te geschieden en vergezeld te gaan van de betreffende overeenkomst.
  2. Bij annulering door opdrachtgever, is de opdrachtgever een schadevergoeding verschuldigd volgens de volgende staffel:
    • 50% van het overeengekomen bedrag, als de annulering plaatsvindt tussen het moment van definitief boeken en 31 dagen vóór datum van verhuring;
    • 75% van het overeengekomen bedrag, als de annulering plaatsvindt in de 31 dagen voorafgaande aan de verhuring;
    • 100% van overeengekomen bedrag, als de annulering plaatsvindt op de dag van huur.
  3. Als datum van annulering geldt de eerste datum, waarop de annulering door COC De Kroon schriftelijk is ontvangen.
  4. Ieder van de partijen is gerechtigd de overeenkomst tussentijds met opgave van redenen schriftelijk met onmiddellijke ingang te beëindigen indien de andere partij genoodzaakt is zijn of haar activiteiten te staken, (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of wordt verleend, jegens hem of haar een verzoek tot faillissement is ingediend, in staat van faillissement is verklaard, dan wel anderszins de vrije beschikking over zijn of haar vermogen verloren heeft.

Artikel 8: Eigendom goederen, kassa, publiciteit, opnames, reparaties, etc.

  1. Alle non-consumptieve goederen aanwezig in het gehuurde, zoals meubilair, servies, bestek, AV-apparatuur, etc., welke vanwege COC De Kroon en/of van door COC De Kroon gecontracteerde toeleveranciers zijn geleverd, zijn en blijven eigendom van COC De Kroon en/of gecontracteerde toeleveranciers.
  2. De opdrachtgever dient dringende en noodzakelijke reparaties in of aan de door hem gehuurde ruimten door of in opdracht van COC De Kroon, te dulden. COC De Kroon zal bij uitvoering van door hem opgedragen werkzaamheden zoveel mogelijk rekening houden met het gebruik door de opdrachtgever.

Artikel 9: Oplevering gehuurde bij aanvang
Opdrachtgever inspecteert het gehuurde bij aanvang van de huur. Opdrachtgever is verplicht binnen 2 uren na aanvang van de huur melding te maken van eventuele beschadigingen of andere gebreken aan het gehuurde, bij gebreke waarvan het gehuurde geacht wordt in goede staat aan opdrachtgever te zijn opgeleverd.

Artikel 10: Aansprakelijkheid en schade

  1. COC De Kroon is niet aansprakelijk voor enige door de opdrachtgever geleden schade, tenzij COC De Kroon toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van haar verplichtingen uit de overeenkomst.
  2. COC De Kroon is niet aansprakelijk voor enige door de opdrachtgever geleden indirecte schade of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot gederfde omzet en schade van door opdrachtgever ingeschakelde derden.
  3. COC De Kroon kan zich niet beroepen op enige beperking van haar aansprakelijkheid als bedoeld in dit artikel 10 indien en voor zover de betreffende schade is te wijten aan haar opzet of bewuste roekeloosheid, opzet en bewuste roekeloosheid van haar bestuurders daaronder begrepen. De in dit artikel 10.3 bedoelde uitsluiting geldt uitdrukkelijk niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van (een) werknemer(s) van COC De Kroon.
  4. De opdrachtgever is aansprakelijk voor schade aan het gehuurde en door derden geleden schade welke voortvloeit uit het gebruik van het gehuurde en/of de in gebruik afgestane ruimte(n) en vrijwaart COC De Kroon tegen aanspraken van derden ter zake van schade uit dien hoofde.
  5. COC De Kroon heeft het recht door haar geconstateerde schade aan muren, vloeren e.d. in de gehuurde en/of de in gebruik afgestane ruimte(n) en aan de daarin aanwezige goederen te laten herstellen op kosten van de opdrachtgever, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de betreffende ruimte(n) door de opdrachtgever dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.
  6. Aan opdrachtgever toerekenbare schade aan of verlies van goederen in eigendom bij COC De Kroon en/of bij door COC De Kroon gecontracteerde toeleveranciers door opdrachtgever en/of zijn genodigden en/of personeelsleden veroorzaakt, moeten door de opdrachtgever aan COC De Kroon worden vergoed tegen vervangingswaarde.
  7. Onverminderd artikel 10.1 geldt dat alles wat door of vanwege de opdrachtgever in het gebouw is gebracht, zich daar bevindt voor risico van de opdrachtgever. COC De Kroon belast zich niet met het verzekeren en/of bewaken daarvan. COC De Kroon is niet aansprakelijk voor beschadiging aan of teloorgaan van goederen, eigendommen en geldswaarden van de opdrachtgever of van derden (waaronder begrepen het publiek en uitvoerenden) door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van COC De Kroon of zijn personeel. De opdrachtgever vrijwaart COC De Kroon voor aanspraken van derden (als hiervoor bedoeld) ter zake.
  8. Opdrachtgever verbindt zich het gehuurde in te richten, te gebruiken en op te leveren in overleg met COC De Kroon en met inachtneming van de veiligheidsvoorschriften van COC De Kroon.
  9. Het is opdrachtgever niet toegestaan om de gehuurde ruimte(n) aan derden in gebruik of (onder)huur af te staan.
  10. Roken in het gehuurde is niet toegestaan en kan alleen buiten op de daarvoor aangegeven plekken.
  11. Behalve indien partijen dit schriftelijk anders overeenkomen draagt opdrachtgever zorg voor het verkrijgen van eventueel voor de door opdrachtgever in het gebouw te ontplooien activiteiten benodigde vergunningen en/of ontheffingen van het bevoegd gezag. COC De Kroon is niet verantwoordelijk c.q. aansprakelijk voor het eventueel niet, althans onder beperkende voorwaarden verkrijgen van dergelijke vergunningen/ontheffingen.

Artikel 11: Bijzondere bepalingen t.a.v. het gebruik van het monument

  1. Spijkeren of boren in het gebouwde is te allen tijde verboden. In de verhuurde en/of in gebruik afgestane ruimte(n) mag niets worden aangeplakt of bevestigd, op welke wijze dan ook, tenzij COC De Kroon hiervoor schriftelijk toestemming verleent en het te gebruiken bevestigingsmateriaal van te voren goedkeurt.
  2. De in het gebouw aanwezige nooduitgangen mogen niet worden geblokkeerd en de brandblusmiddelen moeten te allen tijde bereikbaar zijn en blijven.
  3. De aanwezigheid of het gebruik van vuurwerk, gasflessen, confetti, ballonnen, rijst en ander strooigoed is te allen tijde verboden.
  4. Het gebruik van open vuur (kaarsen, waxinelichtjes, etc.), tape en andere plakmiddelen is verboden tenzij schriftelijk toegestaan.
  5. In het gehuurde is tussen 08.00 en 18.00 uur een geluidsniveau van maximaal 70 dB toegestaan. Voor en tijdens een evenement in het gehuurde dient de opdrachtgever maatregelen te treffen om overschrijding van dit geluidsniveau te voorkomen. Versterkte muziek met een maximaal geluidsniveau van 110 dB is alleen na schriftelijke toestemming van COC De Kroon toegestaan vanaf 18.00 tot 04.00 uur. (oordopjes zijn aanwezig in het pand)
  6. De opdrachtgever dient er op toe te zien dat het pand rustig wordt betreden en verlaten, zodat overlast voor omwonenden wordt voorkomen.
  7. Kosten voor bewaking of veiligheidsmaatregelen in verband met de ontvangst van bijzondere gasten, acties en demonstraties in verband met een in het gehuurde te houden bijeenkomst en overschrijding van het in de overeenkomst opgenomen maximum aantal bezoekers, komen voor rekening van opdrachtgever. Opdrachtgever verbindt zich om op verzoek van COC De Kroon op eigen kosten van opdrachtgever zorg te dragen voor extra beveiliging aanwezig in COC De Kroon bij gebruik van het gehuurde in de avond en in het weekend.

Artikel 12: Einde overeenkomst

  1. Het gehuurde dient bij het einde van de huurperiode ontruimd en schoon te zijn. Opdrachtgever draagt zorg voor verwijdering van al het materiaal dat door de opdrachtgever in het gehuurde is gebruikt, zoals dozen, informatiemateriaal, etc. Indien COC De Kroon van mening is dat het gehuurde bij het einde van de huur niet schoon is achtergelaten, heeft hij het recht het gehuurde zelf schoon te (laten maken) en de kosten van schoonmaak op opdrachtgever te verhalen.
  2. COC De Kroon heeft het recht na afloop van de huurperiode achtergelaten goederen op kosten van opdrachtgever te (laten) verwijderen en zonodig te (laten) vernietigen.

Artikel 13: Forumkeuze
Geschillen die verband houden met de overeenkomst of deze algemene voorwaarden worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te ‘s-Gravenhage.

Artikel 14: Wijzigingsbevoegdheid
In alle gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, beslist COC De Kroon, die ook het recht heeft de bepalingen te allen tijde te wijzigen en aan te vullen.